Πώς να είμαι παραγωγικός; Ψάχνω συνεχώς τιπς και συμβουλές παραγωγικότητας δοκιμάζω πράγματα και βλέπω πώς δουλεύουν σε εμένα. Αυτό που δοκίμασα την τελευταία εβδομάδα και έχει δουλέψει μέχρι τώρα πολύ καλά σε εμένα είναι δύο πολύ μικρές συμβουλές που βρήκα στο διαδίκτυο που ήταν πάρα πολύ απλό αλλά δεν το είχα ποτέ σκεφτεί. Όταν έκανα την εκπαίδευσή μου, ο καθηγητής μου είχε αναφέρει τη σπουδαιότητα του κάδου στον υπολογιστή, αλλά ποτέ δεν είχα δώσει ιδιαίτερη βαρύτητα μέχρι σήμερα.

Πώς να είμαι παραγωγικός

Προσπαθούμε να μείνουμε οργανωμένοι ώστε να καταφέρουμε περισσότερα από αυτά που έχουμε βάλει στα ημερολόγια και τα to do lists μας. Όμως φτάνει το τέλος της ημέρας, η λίστα δεν έχει ολοκληρωθεί και νιώθουμε αυτό το αίσθημα της ματαίωσης και της δυσκολίας να διαχειριστούμε το χρόνο μας σωστά. Νιώθουμε ανίσχυροι και σκεφτόμαστε «μα πραγματικά πού πήγε όλος αυτός ο χρόνος και σήμερα».

Ψάχνω μετά μανίας συμβουλές παραγωγικότητας από ανθρώπους που τα έχουν βάλει σε μια τάξη τα πράγματα και τα φέρνουν βόλτα, από τους CEO που κρατούν στα χέρια τους τα τιμόνια κολοσσών και σκέφτομαι πώς μπορούν να τα φέρουν εκείνοι βόλτα μέσα στο 24ωρο και εγώ με λιγότερα πράγματα δεν μπορώ;

Η πρώτη ερώτηση που χρειάζεται να απαντήσεις:

Σύμφωνα με τον David Allen συγγραφέα Best Seller βιβλίων παραγωγικότητας, έχει τη μια ερώτηση που μπορεί να σε βοηθήσει με την παραγωγικότητά σου και αυτή είναι:

  • Αυτό που πρέπει να κάνω, μπορεί να γίνει σε δύο λεπτά; Αν η απάντηση είναι ναι, τότε κάντο αμέσως και βγάλτο μια για πάντα από τη μέση. Αν όχι αρχειοθέτησέ στο πρόγραμμά σου ώστε να γίνει την ώρα που πρέπει με όλους εκείνους που μπορεί να χρειάζεται να βοηθήσουν.
σημάδια ότι είσαι εργασιομανής
Unsplash/ Daria Nepriakhina

Η δεύτερη ερώτηση που χρειάζεται να απαντήσεις:

Πόσα είναι τα αδιάβαστα e-mail που έχεις σήμερα στο φάκελο με τα εισερχόμενά σου; Θα σου πω πόσα έχω αυτή τη στιγμή στα εισερχόμενα μου. Είναι δύο σε εκκρεμότητα που περιμένουν να τα διαβάσω, δύο(2) μόνο e-mail που περιμένουν την προσοχή μου και το χρόνο μου. Ο αριθμός αυτό όμως την Κυριακή ήταν πεντακόσια (500) αδιάβαστα e-mail.

Μπορείς να καταλάβεις πόσο επιπλέον άγχος και βάρος κουβαλούσα κάθε μέρα που άφηνα σε εκκρεμότητα αυτά τα 500 e-mail που περίμεναν από εμένα να κάνω κάτι, να απαντήσω, να τα διαβάσω, να τα αρχειοθετήσω ή να τα πετάξω στον κάδο.

Το πήρα απόφαση και αφιέρωσα είκοσι λεπτά από το χρόνο μου και δεσμεύτηκα να μην ξαναδώ ποτέ αυτό το νούμερο στον φάκελο εισερχομένων μου. Και τελικά τι ήταν όλο αυτό που με φόρτωνε; Συνδρομές σε newsletter από εταιρείες που θέλουν να μου πουλήσουν κάτι, επαγγελματίες που επίσης θέλουν να μου πουλήσουν κάτι και πράγματα που δεν ξέρω γιατί δεν άνοιγα και δεν πέταγα στον κάδο νωρίτερα.

Φυσικά πάτησα το κουμπί της διαγραφής και το unsubscribe. Το ό,τι κάτι άξιζε την προσοχή μου πριν ένα χρόνο δεν σημαίνει ότι την αξίζει και σήμερα που έχουν αλλάξει οι ανάγκες μου. Έψαξα να βρω τρόπο να μειωθεί όλη αυτή η εισαγωγή πληροφορίας και να κρατήσω μόνο ό,τι πραγματικά μου χρειάζεται σήμερα.

Γιατί η παραγωγικότητα δεν εξαρτάται από το multitasking και γιατί δεν το χρειάζεσαι στη ζωή σου

Ο γεμάτος φάκελος εισερχομένων

Ένας γεμάτος φάκελος εισερχομένων μας δημιουργεί ένα επιπλέον αίσθημα άγχους και ματαίωσης και ότι δεν έχουμε καταφέρει κάτι ακόμα, να διαβάσουμε όλα αυτά που «πρέπει» να διαβαστούν. Ταυτόχρονα κάθε φορά που κάθεσαι να δουλέψεις όλα αυτά τα γκλινγκ γλονγκ και οι ειδοποιήσεις από τα εισερχόμενα δε σε αφήνουν να συγκεντρωθείς στα σημαντικά. Τελικά ήταν τόσο σημαντικό το ό,τι το αγαπημένο σου κατάστημα έβγαλε για άλλη μια φορά προϊόντα, που σίγουρα δε χρειάζεσαι, με μια προσφορά 20%, πάνω που έχεις συγκεντρωθεί στη δουλειά σου;

Ο καθένας σήμερα αποζητά την προσοχή μας με κάθε τρόπο. Φρόντισε να την δίνεις μόνο εκεί που σου χρειάζεται πραγματικά.

Αφαιρετική διάθεση

Σύμφωνα με τους ειδικούς η καταλληλότερη ώρα να ασχοληθείς με τα e-mail σου είναι το απόγευμα. Πάντα ο κανόνας των δύο λεπτών μπορεί να σε κάνει σούπερ παραγωγικό αλλά και η διάθεση να δώσουμε την προσοχή μας σε αυτό που είναι πολύ σημαντικό και ταυτόχρονα επείγον και άρα θέλει την άμεση προσοχή μας μας βοηθά να μη χάνουμε τον καθημερινό στόχο μας.

Να λοιπόν πόσο χρήσιμος είναι ο κάδος που ήταν πάντα εκεί μπροστά την ώρα που εργαζόμαστε αλλά τον αγνοούμε. Δεν είμαστε έρμαια της λίστας μας, ούτε τα e-mail μας είναι η to do list μας. Το ό,τι κάποιος ζητά κάτι από εμάς, δε σημαίνει ότι είναι στις δικές μας προτεραιότητες απαραίτητα.

Και τελικά μήπως η επιτυχία βρισκόταν μέσα στα όχι που θα πούμε; Μέσα στον άδειο inbox φάκελο αλληλογραφίας και σε μια γενική διάθεση για ξεσκαρτάρισμα και τακτοποίηση που μπορεί να μας ακολουθήσει σε όλη μας την ζωή και όχι μόνο στην καριέρα μας ξεκινώντας από τον υπολογιστή μας; Μήπως τελικά τον έλεγχο τον έχουμε εμείς σε αυτό το κομμάτι τουλάχιστον;

5 Χρήσιμες συμβουλές για να οργανώσεις τις τελευταίες μέρες στη δουλειά και να μην αφήσεις πίσω σου εκκρεμότητες

Διάβασε πρώτος όλα τα θέματα του iPop.gr στο Google News