Οι περισσότερες δουλειές πλέον περιλαμβάνουν κι ανταλλαγή emails, τόσο εσωτερικά -μέσα στην εταιρεία- όσο και τους συνεργάτες και πελάτες. Το να ξέρεις να γράφεις σωστά, καθαρά και δομημένα emails δεν είναι επιστήμη, αλλά δεν είναι και κάτι δεδομένο. Πολλοί πιστεύουν ότι δεν κάνουν λάθη στα emails της δουλειάς κι όμως κάνουν και μάλιστα σοβαρά λάθη που μπορεί να τους κάνουν να φαίνονται λιγότερο επαγγελματίες.

Με πολύ απλά βήματα, μπορείς να βελτιώσεις τον τρόπο που γράφεις και απαντάς στα επαγγελματικά emails και να γίνεις ένα μάστερ του είδους!

Τα λάθη στα emails της δουλειάς που πρέπει να αποφύγεις

“Απάντηση σε όλους”

Σε πολλές περιπτώσεις πρέπει ένα email να απαντηθεί προς όλους, όμως, σε πολλές ακόμα δεν χρειάζεται κάποια άτομα να δουν το email που μόλις τώρα ετοιμάζεσαι να στείλεις. Πριν πατήσεις, λοιπόν, αυθόρμητα “απάντηση σε όλους” αναρωτήσου κατά πόσο πρέπει πραγματικά να δουν όλοι που είναι CC αυτό που μόλις έγραψες.

Μην ξεχνάς το call to action

Ή αλλιώς το παρότρυνση για δράση. Το email σου έχει έναν σκοπό και πρέπει να τον κάνεις ξεκάθαρο, ειδικά στο κλείσιμο του email σου. Εάν θέλεις να προγραμματίσετε μια συνάντηση, πάρε μια απόφαση ή κάλεσε τον συνομιλητή σου να βρείτε μέρα και ώρα. Γενικά, κλείσε το email σου με την ακριβή ενέργεια που χρειάζεσαι απ’ τον άλλον. Για παράδειγμα, μπορείς να γράψεις: «Γιώργο, θα μπορούσες να καλέσεις τον πελάτη πριν τις 5 αύριο και να με ενημερώσεις για την απάντησή του;».

λάθη στα emails της δουλειάς
Pixabay

Πολύ μεγάλα email

Οι 3-4-5-10 απαντήσεις σε ένα email, σημαίνουν ότι… το θέμα έχει ζουμί! Σε αυτή την περίπτωση, λοιπόν, μπορείς να καλέσεις τον συνομιλητή σου ώστε να τα πείτε τηλεφωνικά και να συνοψίσετε σε ένα email τα βασικά σημεία της επικοινωνίας σας.

Λάθος ύφος

Το να είσαι πολύ τυπικός ή πολύ cool σε ένα email, μπορεί να οδηγήσει στην καταστροφή. Κατά κανόνα, όσο λιγότερο έχεις συνεργαστεί απευθείας με ένα άτομο, τόσο πιο επίσημο και επαγγελματικό ύφος πρέπει να έχεις. Επίσης, παίζει πολύ σημαντικό ρόλο το εάν θα στείλεις το email σε ένα μέλος της ομάδας σου, το οποίο θα το κάνει προώθηση σε κάποιον ανώτερο ή σε κάποιον πελάτη. Καθώς, όμως, χτίζεις τις σχέσεις και τις επικοινωνίες σου, είναι επίσης απαραίτητο να είσαι φιλικός και όχι σαν ρομπότ. «Ελπίζω να είχες ένα όμορφο Σαββατοκύριακο», είναι ένα παράδειγμα έκφρασης που εκφράζει οικειότητα αλλά δεν είναι σαν να μιλάς στον κολλητό σου.

λάθη στα emails της δουλειάς
Freepik

Δεν βάζεις σωστό subject line

Είναι η πρώτη εικόνα που έχεις ο άλλος όταν δει το email στα εισερχόμενά του. Δεν μπορείς να μην είσαι σαφής στο θέμα του email ή ακόμα χειρότερα, να το αφήνεις κενό! Εάν πρόκειται για προγραμματισμό ενός ραντεβού μπορείς να το γράψεις στο θέμα. Εάν πρόκειται για νέο πρότζεκτ, επίσης μπορείς να γράψεις στο subject “Ενημέρωση για νέο project”.

Πώς να γράψεις το σωστό “εκτός γραφείου” email

Η… τέχνη του email δεν είναι δύσκολη, χρειάζεσαι απλά μερικά μυστικά για να επιτύχεις!

Διάβασε πρώτος όλα τα θέματα του iPop.gr στο Google News