Τι είναι το storyboarding και πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο παραγωγικότητας σε μια εταιρεία; Ουσιαστικά όταν είμαστε στη φάση του σχεδιασμού μιας ιδέας, στη διαδικασία του brainstorming, είναι ο τρόπος να ελέγξουμε τη διαδικασία ώστε να μην ξεχαστεί κάτι σημαντικό. Κάθε φορά που πέφτει μια νέα ιδέα στο τραπέζι των business meetings ακόμα και αν η ατζέντα μας είναι πλήρως ενημερωμένη, πάντα υπάρχει ο φόβος ότι έχει ξεχαστεί κάτι σημαντικό. Σχεδόν πάντα το θυμόμαστε εκ των υστέρων όπου θα πρέπει και πάλι να προγραμματιστεί μια νέα συνάντηση και να αναλυθεί το θέμα εξ αρχής. Κάτι σου θυμίζει; Είναι κάτι που πιθανότατα έχουμε βιώσει όλοι, αλλά θα μπορούσαμε να είχαμε αποφύγει αν χρησιμοποιούσαμε ένα απλό εργαλείο σχεδιασμού δανεισμένο από την κινηματογραφική βιομηχανία που δεν είναι άλλο από το storyboarding.

Τι είναι το storyboarding

Στη βιομηχανία του κινηματογράφου, τα storyboards χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό μιας ολόκληρης ταινίας, γυρισμένη ανά πλάνο, πριν ξεκινήσουν τα γυρίσματα. Το σενάριο για την πρώτη σκηνή ανοίγει με ένα σκίτσο του πώς θα μοιάζει η πρώτη λήψη ή η γωνία της κάμερας. Το επόμενο πλάνο, από διαφορετική οπτική γωνία, φαίνεται στην επόμενη εικόνα στο storyboard. Με κάθε νέα λήψη ή δράση με κάμερα, προστίθεται μια νέα εικόνα.

Σε μια επιχείρηση, ισχύει η ίδια ιδέα. Ωστόσο, το αντικείμενο αυτή τη φορά δεν είναι ταινία αλλά θα μπορούσε να είναι ο σχεδιασμός μιας νέας κυκλοφορίας προϊόντος, η διαχείριση ενός έργου, η δημιουργία μιας στρατηγικής μάρκετινγκ, η δημιουργία μιας νέας διαδικασίας ή ο προσδιορισμός μιας σχέσης αιτίου-αποτελέσματος.

Γιατί η παραγωγικότητα δεν εξαρτάται από το multitasking και γιατί δεν το χρειάζεσαι στη ζωή σου

Κατόπιν το σενάριο περιγράφει λεπτομερώς κάθε βήμα της διαδικασίας. Αντί της χρήσης λέξεων ή το να γραφτεί μια λίστα υποχρεώσεων, το σενάριο, επιτρέπει να βλέπετε όλα όσα πρέπει να συμβούν και με ποια σειρά. Η ομάδα, δημιουργεί μια λεπτομερή περίληψη των βημάτων που πρέπει να γίνουν. Στη συνέχεια εργαζόμαστε όλοι μαζί μέσω του brainstorming στο να εντοπίσουν προβλήματα, επιπλοκές και να αναδιαταχθούν οι εργασίες όπως απαιτείται.

Πώς χρησιμοποιείται το Storyboarding στις επιχειρήσεις

σημάδια ότι είσαι εργασιομανής
Unsplash/ Daria Nepriakhina

Οι πίνακες ιστοριών είναι χρήσιμοι επιπλέον στο χτίσιμο της ενότητας και της συμφωνίας της ομάδας και οι ομάδες που τους χρησιμοποιούν τείνουν να βρίσκουν ευκολότερο το να λαμβάνουν αποφάσεις. Αυτό συμβαίνει επειδή όλοι μπορούν να εμπλακούν και υπάρχει πολύ μεγαλύτερο επίπεδο ενθουσιασμού και δέσμευσης.

Οι πίνακες ιστοριών μπορούν να αλλάξουν κάθε είδους δεδομένα σε κάτι ζωντανό και δυναμικό. Μπορούν να μετατρέψουν την, μερικές φορές, βαρετή διαδικασία προγραμματισμού σε μια διαδραστική, διασκεδαστική εμπειρία για όλους τους εμπλεκόμενους.

Στην πράξη

Η δημιουργία ενός storyboard δεν είναι τόσο δύσκολη όσο μπορεί να ακούγεται. Στο παρακάτω παράδειγμα, φαίνεται η διαδικασία του storyboarding στην πράξη.

  1. Ποια είναι τα βήματα;
    Απαντήστε στην ερώτηση: «Τι προσπαθείτε να πετύχετε» και μετά γράψε τα βήματα που πρέπει να κάνετε για να πετύχετε τον στόχο σας. Πολλοί άνθρωποι βρίσκουν ότι τα post-it βοηθούν σε αυτή τη διαδικασία. Μπορεί να θέλετε να αναδιατάξετε τα βήματα αργότερα ή να θυμάστε τα βήματα που χάσατε αρχικά και τα post-it, επιτρέπουν να συλλεχθούν και να αναδιαταχθούν οι πληροφορίες εύκολα.
  2. Βάλτε τα βήματά σας σε τάξη
    Βάλτε όλα τα βήματα που σημειώσατε στο βήμα 1 στη σωστή σειρά.
  3. Δημιουργήστε υποεπίπεδα
    Κάποιες ενέργειες, ίσως αποτελούνται από μια σειρά μικρότερων ενεργειών. Εδώ, μπορεί να βοηθήσει η δημιουργία ενός σεναρίου υποεπιπέδου γι’ αυτά τα πιο περίπλοκα βήματα. Αυτό βοηθά να διασφαλίσετε ότι δεν θα χαθεί κάποιο βασικό κομμάτι της διαδικασίας.
  4. Ψάξτε για προβλήματα και εμπόδια
    Καθώς κάθε νέο βήμα τοποθετείται στο storyboard, ενθαρρύνετε την ομάδα να ψάξει για «τρύπες» και προβλήματα στη διαδικασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό μεταξύ των βημάτων, γιατί εκεί θα μπορούσαν να κρύβονται εκπλήξεις και προβλήματα.

Αυτός είναι ο λόγος που τα storyboards είναι τόσο πολύτιμα. Μπορείτε να δείτε κάθε κομμάτι του παζλ και πώς αλληλεπιδρούν όλα τα κομμάτια και έτσι είναι πιο πιθανό να εντοπίσετε προβλήματα πριν εκείνα προκύψουν.

SWOT analysis ή αλλιώς το εργαλείο που θα σε φέρει πιο κοντά στον επιτυχημένο εαυτό σου

Tip:

Η δομή του σεναρίου σας, μπορεί να γίνει με όποιον τρόπο σας βολεύει. Κάποιοι προτιμούν την παρουσίαση του τελικού αποτελέσματος στα αριστερά και τα βήματα να ρέουν από τα δεξιά προς τα αριστερά. Άλλοι χρησιμοποιούν την κάθετη προσέγγιση, δηλαδή το αποτέλεσμα είναι στην κορυφή και τα βήματα ανεβαίνουν από κάτω για να το υποστηρίξουν. Τέλος μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μοντέλο της κινηματογραφικής βιομηχανίας, με το ένα καρέ μετά το άλλο σε μια γραμμή, που τρέχει από αριστερά προς τα δεξιά.

Στην κατακλείδα

Όταν η ομάδα, βρίσκεται μπροστά από ένα μεγάλο έργο ή μια καίρια απόφαση, ένα storyboard μπορεί να βοηθήσει να σκεφτείτε τη διαδικασία. Ένα εργαλείο που μπορεί να αποτρέψει από το να αισθανθείτε πελαγωμένοι εσύ και η ομάδα! Αφού ο εντοπισμός και ο σχεδιασμός των βασικών προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν είναι κάτι που θα βοηθήσει πολύ τη διαδικασία.

Δουλεύοντας ομαδικά, μπορείτε να συλλάβετε τα βήματα δράσης, να τα βάλετε στη σωστή σειρά, να τα συζητήσετε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει υπόψη τα πάντα και ότι η διαδικασία είναι αποτελεσματική.

Το πιο πετυχημένο tip παραγωγικότητας ήταν πάντα μπροστά σου, αλλά δεν το γνώριζες

Διάβασε πρώτος όλα τα θέματα του iPop.gr στο Google News